Bảng chấm công (biểu mẫu)

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu

Bảng chấm công được phía NSDLĐ lập, nhằm theo dõi, chấm công ngày làm việc, nghỉ phép, làm thêm giờ ... vv  của NLĐ. Số liệu trong Bảng chấm công dùng làm cơ sở để tính và thanh toán tiền lương hàng tháng, hạch toán tài chính, theo dõi ngày nghỉ phép, hưởng chế độ, cũng như đánh giá về mặt kỷ luật lao động ... đối với từng NLĐ. Nói chung đây là một tài liệu cơ bản và bắt buộc phải có trong việc quản lý nhân sự và kế toán, tiền lương tại bất kỳ doanh nghiệp nào. 

Chấm công cần chính xác, đầy đủ (ảnh minh hoạ)


Thông thường, Bảng chấm công được lập theo từng Tháng, theo mẫu chung áp dụng trong toàn công ty và/hoặc mỗi Phòng/Bộ phận lập thành 1 bảng riêng. (Nếu doanh nghiệp nhỏ khoảng vài chục NLĐ thì lập chung một Bảng). Sau đó tổng hợp thành một Bảng chung cho toàn công ty.

Trưởng các Phòng và Phòng Nhân sự sẽ cùng phối hợp theo dõi và chấm công cho NLĐ. Kết quả chấm công thể hiện trong Bảng chấm công sau đó sẽ được chuyển sang bộ phận kế toán tiền lương, để dùng làm cơ sở tính tiền lương trong tháng của NLĐ.

Với điều kiện công nghệ như hiện nay, và cũng bảo đảm dễ lưu giữ, hầu hết các doanh nghiệp đều làm Bảng chấm công điện tử.  Hầu hết các doanh nghiệp đều làm Bảng chấm công bằng phần mềm Excel (hoặc có thể bằng Word, Access ...)

Cần lưu ý là Bảng chấm công cũng được tích hợp với Máy chấm công (vân tay hoặc thẻ, hoặc thẻ giấy) tại các doanh nghiệp có sử dụng Máy chấm công.

Để thống nhất tiêu chuẩn áp dụng chung, Bộ Tài Chính cũng có quy định về Bảng chấm công trong Thông tư hướng dẫn về chế độ kế toán. Hiện nay (tính đến thời điểm năm 2000), một số biểu mẫu kế toán, trong đó có Bảng chấm công - được quy định tại Thông tư số 113/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính, phần các Phụ lục. Tuy nhiên, cần lưu ý là đây chỉ là mẫu tham khảo, không bắt buộc mọi doanh nghiệp phải làm giống tuyệt đối, mà có thể điều chỉnh cho phù hợp với mô hình quản lý và phương thức trả lương tại doanh nghiệp.

Phía dưới Bảng chấm công thường có phần hướng dẫn cách ghi, đánh dấu. Chẳng hạn nếu NLĐ làm việc ngày nào thì đánh dấu "X", nếu nghỉ có phép thì đánh chữ "P" ... cuối tháng sẽ tổng hợp lại.

Lưu ý là: việc chấm công cần bảo đảm chính xác, đầy đủ và lưu lại cẩn thận, để khi cần có thể truy xuất thông tin dễ dàng. Trong những trường hợp NLĐ nghỉ việc nhiều ngày không lý do, có dấu hiệu vi phạm kỷ luật lao động, thì ngoài việc chấm công chung, cần phải lập thành Biên bản ghi nhận, với sự xác nhận của những người làm chứng trong công ty (biết về sự việc).

Tại một số doanh nghiệp, Bảng chấm công được công khai trên Hệ thống, NLĐ có thể trực tiếp vào kiểm tra và có ý kiến nếu Phòng Nhân sự chấm công sai, để bảo đảm quyền lợi của mình.

Dưới đây là mẫu Bảng chấm công được lập trên cơ sở tham khảo mẫu của Bộ Tài Chính tại Thông tư số 113/2016/TT-BTC. Các doanh nghiệp có thể tham khảo.

.........