Ls. Trần Hồng Phong
Dưới đây là thư trao đổi của tôi (Ls. Trần Hồng Phong) với khách hàng là một doanh nghiệp. Mời mọi người cùng tham khảo.
Tới nay, liên quan đến BLLĐ 2019, Chính phủ đã ban hành một số Nghị định đầu tiên và quan trọng. Đáng lưu ý nhất là:
> Nghị định 145/2020/NĐ-CP - về Hợp đồng lao động, Xử lý kỷ luật lao động...
Để thực hiện đúng pháp luật và hiệu quả những quy định tại BLLĐ 2019, phía NSDLĐ chắc chắn sẽ phải có một số điều chỉnh, bổ sung trong Thoả ước lao động tập thể, Nội quy lao động; cũng như điều chỉnh lại quy trình quản lý nhân sự, hồ sơ lao động ...vv.
Liên quan, tôi chọn ra và muốn trao đổi với bộ phận Nhân sự của công ty một số vấn đề mà tôi đánh giá là quan trọng. Đây là những vấn đề mới, mà trong BLLĐ 2012 trước đây không quy định. Phòng Nhân sự cần lưu ý và triển khai nhé.
1. Hợp đồng lao động bằng hình thức điện tử:
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 BLLĐ 2019 về hình thức hợp đồng lao động, thì ngoài hình thức bằng văn bản, HĐLĐ có thể "được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản".
Nói đơn giản, là các bên hoàn toàn có thể trao đổi, giao kết HĐLĐ thông qua hình thức gửi email (dữ liệu điện tử) - theo quy định tại Luật giao dịch điện tử. Đây là hình thức khá hiện đại và thuận tiện, sẽ giúp số hoá tài liệu, thuận tiện trong lưu trữ hồ sơ, cũng như tích hợp vào Sổ quản lý lao động điện tử.
> Công ty nên xây dựng Quy trình giao kết HĐLĐ và quản lý HĐLĐ bằng hình thức giao dịch/tài liệu điện tử.
2. Sổ quản lý lao động bằng hình thức điện tử:
Tại Khoản 1 Điều 12 BLLĐ 2019 quy định về trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động gồm việc: "Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu". Tại Nghị định 145/2020 có hướng dẫn về việc này.
Sổ quản lý lao động điện tử, về nguyên tắc và nội dung quản lý chính là một Phần mềm quản lý Nhân sự. Sẽ giúp giảm thiểu dùng tài liệu giấy và giúp việc lưu trữ được đơn giản, gọn gàng và khoa học hơn.
3. Thoả thuận về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong HĐLĐ:
Trong HĐLĐ, cần bổ sung nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất cụ thể và sát hơn đối với từng vị trí làm việc, thay vì chỉ nêu chung chung, áp dụng một mẫu chung cho toàn công ty.
Chẳng hạn: trong HĐLĐ của nhân viên bảo vệ có thể quy định nếu tự ý nghỉ việc không báo trước, bỏ trống vị trí bảo vệ sẽ bị xác định là hành vi vi phạm kỷ luật ở mức nghiêm trọng, có thể sa thải (trong khi đối với những vị trí làm việc khác thì không đến mức nghiêm trọng); hoặc HĐLĐ của cấp quản lý phải có thêm phụ lục về bảo mật thông tin và trách nhiệm vật chất.
4. Việc chấm dứt HĐLĐ khi NLĐ đến tuổi nghỉ hưu:
So với BLLĐ 2012, thì nay đã quy định rõ ràng và dễ hiểu hơn nhiều. Theo đó: HĐLĐ của NLĐ đến tuổi nghỉ hưu sẽ không tự động chấm dứt. Tuy nhiên mỗi bên (NLĐ và/hoặc NSDLĐ) đều có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ khi NLĐ đủ tuổi nghỉ hưu. Cụ thể
- Quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ của NLĐ quy định tại Điểm e, Khoản 2, Điều 35 BLLĐ 2019.
- Quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ của NSDLĐ quy định tại Điểm đ, Khoản 1, Điều 36 BLLĐ 2019.
Như vậy, khi NLĐ đủ tuổi nghỉ hưu, thì công ty sẽ có 2 lựa chọn:
- Tiếp tục duy trì HĐLĐ với NLĐ. Trong trường hợp này sẽ chuyển sang chế độ HĐLĐ "người lao động cao tuổi", hoặc
- Công ty ra văn bản thông báo chấm dứt HĐLĐ với lý do NLĐ đủ tuổi nghỉ hưu. Thời gian báo trước theo quy định tại Khoản 2 Điều 36 BLLĐ 2019.
> Cần xây dựng Quy trình theo dõi và hướng xử lý đối với các HĐLĐ cận tuổi nghỉ hưu.
5. Công ty có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ ngay mà không cần thông qua thủ tục xử lý kỷ luật lao động khi NLĐ tự ý nghỉ việc không có lý do chính đáng 5 ngày liên tục
Theo quy định tại Điểm e Khoản 1 Điều 36 BLLĐ 2019 (về quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ của NSDLD), khi "Người lao động tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên" thì NSDLĐ có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ.
Tại Khoản 3 Điều 36 BLLĐ cũng quy định "Khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động quy định tại điểm e khoản 1 Điều này thì người sử dụng lao động không phải báo trước cho người lao động". Tức là NSDLĐ có quyền và có thể ban hành quyết định chấm dứt HĐLĐ ngay lập tức, mà không cần phải báo trước cho NLĐ.
Song song đó, tại Khoản 4 Điều 125 BLLĐ 2019 quy định hình thức xử lý kỷ luật sa thải được người sử dụng lao động áp dụng trong trường hợp "Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng".
> Đối chiếu với quy định tại Điểm e Khoản 1 Điều 36 BLLĐ 2019 nói trên, có thể thấy đây cũng chính là trường hợp NSDLĐ có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ mà không cần báo trước.
Hay nói khác đi, việc "Người lao động tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên" có thể xem là trường hợp đặc biệt. Đây là trường hợp NLĐ vi phạm kỷ luật lao động đến mức có thể bị sa thải, nhưng phía NSDLĐ có quyền chọn áp dụng 1 trong 2 hướng xử lý như sau"
i. Ngay lập tức ra quyết định chấm dứt HĐLĐ mà không cần tiến hành thủ tục xử lý kỷ luật lao động theo quy định chung về xử lý một vụ KLLĐ; hoặc
ii. Tiến hành xử lý kỷ luật lao động theo quy định chung, sau đó ban hành quyết định kỷ luật sa thải và quyết định chấm dứt HĐLĐ (do NLĐ bị kỷ luật sa thải).
Lưu ý: Khi NLĐ tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên, việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ hay kỷ luật sa thải là quyền của NSDLĐ. NSDLĐ có quyền, nhưng không bắt buộc phải chấm dứt HĐLĐ hay phải sa thải. Tức là có thể chọn hình thức xử lý nhẹ hơn, chẳng hạn là cách chức hay kéo dài thời hạn nâng lương.
6. Trong Nội quy lao động phải quy định về người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động tại các Chi nhánh và quy trình xử lý đối với hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc
- NSDLĐ phải ban hành Bộ quy tắc ứng xử về quấy rối tình dục tại nơi làm việc, cũng như trình tự, thủ tục xử lý riêng đối với hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc. Vấn đề này quy định trong BLLĐ và Nghị định 145/2020.
7. Xử lý kỷ luật lao động: Người lao động có trách nhiệm phải tham dự cuộc họp xử lý kỷ luật lao động
Trước đây theo luật cũ, không nói rõ trách nhiệm của NLĐ khi tham dự cuộc họp xử lý KLLĐ; do vậy dẫn đến tình trạng có thể phải hoãn họp, mời nhiều lần rất phiền.
> Nghị định 145/2020/NĐ-CP - về Hợp đồng lao động, Xử lý kỷ luật lao động...
Để thực hiện đúng pháp luật và hiệu quả những quy định tại BLLĐ 2019, phía NSDLĐ chắc chắn sẽ phải có một số điều chỉnh, bổ sung trong Thoả ước lao động tập thể, Nội quy lao động; cũng như điều chỉnh lại quy trình quản lý nhân sự, hồ sơ lao động ...vv.
Liên quan, tôi chọn ra và muốn trao đổi với bộ phận Nhân sự của công ty một số vấn đề mà tôi đánh giá là quan trọng. Đây là những vấn đề mới, mà trong BLLĐ 2012 trước đây không quy định. Phòng Nhân sự cần lưu ý và triển khai nhé.
1. Hợp đồng lao động bằng hình thức điện tử:
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 BLLĐ 2019 về hình thức hợp đồng lao động, thì ngoài hình thức bằng văn bản, HĐLĐ có thể "được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản".
Nói đơn giản, là các bên hoàn toàn có thể trao đổi, giao kết HĐLĐ thông qua hình thức gửi email (dữ liệu điện tử) - theo quy định tại Luật giao dịch điện tử. Đây là hình thức khá hiện đại và thuận tiện, sẽ giúp số hoá tài liệu, thuận tiện trong lưu trữ hồ sơ, cũng như tích hợp vào Sổ quản lý lao động điện tử.
> Công ty nên xây dựng Quy trình giao kết HĐLĐ và quản lý HĐLĐ bằng hình thức giao dịch/tài liệu điện tử.
2. Sổ quản lý lao động bằng hình thức điện tử:
Tại Khoản 1 Điều 12 BLLĐ 2019 quy định về trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động gồm việc: "Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu". Tại Nghị định 145/2020 có hướng dẫn về việc này.
Sổ quản lý lao động điện tử, về nguyên tắc và nội dung quản lý chính là một Phần mềm quản lý Nhân sự. Sẽ giúp giảm thiểu dùng tài liệu giấy và giúp việc lưu trữ được đơn giản, gọn gàng và khoa học hơn.
3. Thoả thuận về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong HĐLĐ:
Trong HĐLĐ, cần bổ sung nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất cụ thể và sát hơn đối với từng vị trí làm việc, thay vì chỉ nêu chung chung, áp dụng một mẫu chung cho toàn công ty.
Chẳng hạn: trong HĐLĐ của nhân viên bảo vệ có thể quy định nếu tự ý nghỉ việc không báo trước, bỏ trống vị trí bảo vệ sẽ bị xác định là hành vi vi phạm kỷ luật ở mức nghiêm trọng, có thể sa thải (trong khi đối với những vị trí làm việc khác thì không đến mức nghiêm trọng); hoặc HĐLĐ của cấp quản lý phải có thêm phụ lục về bảo mật thông tin và trách nhiệm vật chất.
4. Việc chấm dứt HĐLĐ khi NLĐ đến tuổi nghỉ hưu:
So với BLLĐ 2012, thì nay đã quy định rõ ràng và dễ hiểu hơn nhiều. Theo đó: HĐLĐ của NLĐ đến tuổi nghỉ hưu sẽ không tự động chấm dứt. Tuy nhiên mỗi bên (NLĐ và/hoặc NSDLĐ) đều có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ khi NLĐ đủ tuổi nghỉ hưu. Cụ thể
- Quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ của NLĐ quy định tại Điểm e, Khoản 2, Điều 35 BLLĐ 2019.
- Quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ của NSDLĐ quy định tại Điểm đ, Khoản 1, Điều 36 BLLĐ 2019.
Như vậy, khi NLĐ đủ tuổi nghỉ hưu, thì công ty sẽ có 2 lựa chọn:
- Tiếp tục duy trì HĐLĐ với NLĐ. Trong trường hợp này sẽ chuyển sang chế độ HĐLĐ "người lao động cao tuổi", hoặc
- Công ty ra văn bản thông báo chấm dứt HĐLĐ với lý do NLĐ đủ tuổi nghỉ hưu. Thời gian báo trước theo quy định tại Khoản 2 Điều 36 BLLĐ 2019.
> Cần xây dựng Quy trình theo dõi và hướng xử lý đối với các HĐLĐ cận tuổi nghỉ hưu.
5. Công ty có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ ngay mà không cần thông qua thủ tục xử lý kỷ luật lao động khi NLĐ tự ý nghỉ việc không có lý do chính đáng 5 ngày liên tục
Theo quy định tại Điểm e Khoản 1 Điều 36 BLLĐ 2019 (về quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ của NSDLD), khi "Người lao động tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên" thì NSDLĐ có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ.
Tại Khoản 3 Điều 36 BLLĐ cũng quy định "Khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động quy định tại điểm e khoản 1 Điều này thì người sử dụng lao động không phải báo trước cho người lao động". Tức là NSDLĐ có quyền và có thể ban hành quyết định chấm dứt HĐLĐ ngay lập tức, mà không cần phải báo trước cho NLĐ.
Song song đó, tại Khoản 4 Điều 125 BLLĐ 2019 quy định hình thức xử lý kỷ luật sa thải được người sử dụng lao động áp dụng trong trường hợp "Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng".
> Đối chiếu với quy định tại Điểm e Khoản 1 Điều 36 BLLĐ 2019 nói trên, có thể thấy đây cũng chính là trường hợp NSDLĐ có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ mà không cần báo trước.
Hay nói khác đi, việc "Người lao động tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên" có thể xem là trường hợp đặc biệt. Đây là trường hợp NLĐ vi phạm kỷ luật lao động đến mức có thể bị sa thải, nhưng phía NSDLĐ có quyền chọn áp dụng 1 trong 2 hướng xử lý như sau"
i. Ngay lập tức ra quyết định chấm dứt HĐLĐ mà không cần tiến hành thủ tục xử lý kỷ luật lao động theo quy định chung về xử lý một vụ KLLĐ; hoặc
ii. Tiến hành xử lý kỷ luật lao động theo quy định chung, sau đó ban hành quyết định kỷ luật sa thải và quyết định chấm dứt HĐLĐ (do NLĐ bị kỷ luật sa thải).
Lưu ý: Khi NLĐ tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên, việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ hay kỷ luật sa thải là quyền của NSDLĐ. NSDLĐ có quyền, nhưng không bắt buộc phải chấm dứt HĐLĐ hay phải sa thải. Tức là có thể chọn hình thức xử lý nhẹ hơn, chẳng hạn là cách chức hay kéo dài thời hạn nâng lương.
6. Trong Nội quy lao động phải quy định về người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động tại các Chi nhánh và quy trình xử lý đối với hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc
- NSDLĐ phải ban hành Bộ quy tắc ứng xử về quấy rối tình dục tại nơi làm việc, cũng như trình tự, thủ tục xử lý riêng đối với hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc. Vấn đề này quy định trong BLLĐ và Nghị định 145/2020.
7. Xử lý kỷ luật lao động: Người lao động có trách nhiệm phải tham dự cuộc họp xử lý kỷ luật lao động
Trước đây theo luật cũ, không nói rõ trách nhiệm của NLĐ khi tham dự cuộc họp xử lý KLLĐ; do vậy dẫn đến tình trạng có thể phải hoãn họp, mời nhiều lần rất phiền.
Nay tại Điểm c Khoản 1 Điều 122 BLLĐ quy định "Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa". Tức việc có mặt của NLĐ là trách nhiệm bắt buộc, đồng thời là quyền lợi của NLĐ.
> Cần điều chỉnh lại nội dung biểu mẫu "Thông báo về cuộc họp xử lý KLLĐ", bổ sung thêm nội dung gảii thích việc NLĐ tham dự cuộc họp là trách nhiệm bắt buộc.
8. Tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở & Công đoàn cơ sở:
BLLĐ 2019 quy định NLĐ có quyền thành lập "Tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở"; cùng đó quy định Công đoàn cơ sở cùng là "Tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở"
Như vậy, ngoài tên gọi lâu nay là "Công đoàn cơ sở", thì Công đoàn cơ sở cũng được gọi là "Tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở".
9. NLĐ có quyền mời Tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở bào chữa cho mình khi bị xử lý kỷ luật lao động:
Theo quy định, thành phần tham dự cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải có đại diện Công đoàn cơ sở/Tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở.
Tuy nhiên, nay luật mới quy định NLĐ có quyền nhờ luật sư hoặc Tổ chức đại diện NLĐ bào chữa cho mình, thì cần hiểu là phía Công đoàn cơ sở phải cử một người, tham dự cuộc họp và phát biểu bào chữa cho NLĐ tại cuộc họp xử lý KLLĐ.
> Phòng nhân sự cần hướng dẫn Công đoàn cơ sở xây dựng quy trình tiếp nhận và hướng dẫn NLĐ làm thủ tục nhờ bào chữa. Ban hành biểu mẫu "Phiếu nhờ bào chữa".
Liên quan đến những nội dung trên, nếu Phòng nhân sự có gì cần trao đổi thêm, thì phản hồi nhé!
> Cần điều chỉnh lại nội dung biểu mẫu "Thông báo về cuộc họp xử lý KLLĐ", bổ sung thêm nội dung gảii thích việc NLĐ tham dự cuộc họp là trách nhiệm bắt buộc.
8. Tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở & Công đoàn cơ sở:
BLLĐ 2019 quy định NLĐ có quyền thành lập "Tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở"; cùng đó quy định Công đoàn cơ sở cùng là "Tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở"
Như vậy, ngoài tên gọi lâu nay là "Công đoàn cơ sở", thì Công đoàn cơ sở cũng được gọi là "Tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở".
9. NLĐ có quyền mời Tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở bào chữa cho mình khi bị xử lý kỷ luật lao động:
Theo quy định, thành phần tham dự cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải có đại diện Công đoàn cơ sở/Tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở.
Tuy nhiên, nay luật mới quy định NLĐ có quyền nhờ luật sư hoặc Tổ chức đại diện NLĐ bào chữa cho mình, thì cần hiểu là phía Công đoàn cơ sở phải cử một người, tham dự cuộc họp và phát biểu bào chữa cho NLĐ tại cuộc họp xử lý KLLĐ.
> Phòng nhân sự cần hướng dẫn Công đoàn cơ sở xây dựng quy trình tiếp nhận và hướng dẫn NLĐ làm thủ tục nhờ bào chữa. Ban hành biểu mẫu "Phiếu nhờ bào chữa".
Liên quan đến những nội dung trên, nếu Phòng nhân sự có gì cần trao đổi thêm, thì phản hồi nhé!
.......
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét