Ls. Trần Hồng Phong
Bản mô tả công việc (tiếng anh: Job Description) là Phụ lục cần thiết và không nên thiếu của một HĐLĐ, nội dung quy định rõ công việc cụ thể của NLĐ trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Bản mô tả công việc thể hiện sự khoa học, công bằng trong phân công công việc và đánh giá năng suất lao động. Góp phần hiệu quả vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Bản mô tả công việc giúp NLĐ hiểu và nắm rõ công việc của mình (ảnh minh hoạ)
Sự cần thiết của Bản mô tả công việc
Khi có kế hoạch tuyển dụng nhân sự, hẳn nhiên doanh nghiệp/NSDLĐ đã có mục tiêu và ý định tuyển dụng nhân sự có trình độ, kiến thức và năng lực như thế nào, nam hay nữ, họ sẽ làm công việc gì, vị trí nào trong công ty...vv. Và bao gồm hàng loạt vấn đề liên quan khác, như: mức lương, chế độ đào tạo huấn luyện, thời gian thử việc, hợp đồng lao động đầu tiên .... Trong lĩnh vực nhân sự, chúng ta hay gọi là "Khung năng lực" của ứng viên.
Tuy nhiên, đó mới chỉ là ý định và kế hoạch lý thuyết của phía NSDLĐ. Trên thực tế, sau khi tuyển dụng, vấn đề cần đặt ra thật rõ ràng, cụ thể là: NLĐ sẽ làm những công việc cụ thể nào tại công ty? mục đích của công việc đó là gì? NLĐ sẽ làm việc tại bộ phận nào? báo cáo cho ai? ... Qua đó, NSDLĐ mới đạt được mục đích tuyển dụng, có thể đánh giá chính xác và toàn diện về NLĐ - từ năng lực chuyên môn, cho đến khả năng giao tiếp, mức độ hoàn thành công việc, trách nhiệm và ý thức kỷ luật trong công việc ... Đây cũng chính là những vấn đề mà hai bên phải thoả thuận và thống nhất với nhau. Và phải được thể hiện bằng văn bản, phù hợp với quy định của pháp luật.
Đó chính là nội dung "công việc và địa điểm làm việc của NLĐ" - được quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 21 Bộ luật lao động (2019).
Trên thực tế, công việc của NLĐ luôn được mô tả trong Hợp đồng lao động. Tuy nhiên thường là rất đơn giản, sơ sài. Thậm chí có trường hợp đọc không hiểu là cái chi!
Chẳng hạn như đối với người làm công việc kế toán, thì trong HĐLĐ ghi là "kế toán", đối với nhân viên bán hàng thì trong HĐLĐ sẽ ghi là "nhân viên bán hàng". Cách ghi như vậy rõ ràng rất trừu tượng, mơ hồ. Thậm chí có thể dẫn đến hiểu sai, hay tranh cãi giữa hai bên.
Theo đó, chẳng hạn có trường hợp một hôm giám đốc công ty chỉ đạo anh A, là "nhân viên kế toán", gọi điện cho khách hàng và thu tiền bán hàng, thì anh A có thể sẽ nói "đây là công việc của nhân viên bán hàng chứ không phải của tôi", nên không chịu làm. Hoặc làm, nhưng gượng gạo, khó chịu. Rõ ràng tình huống như vậy tiềm ẩn nhiều nguy cơ không tốt trong mối quan hệ lao động, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Do vậy, và để giải quyết vấn đề trên, nhiều và ngày càng nhiều doanh nghiệp đã xây dựng một hệ thống các "Bản mô tả công việc" cho từng vị trí làm việc tại công ty. Và khi ký kết hợp đồng lao động, Bản mô tả công việc này sẽ trở thành một Phụ lục của hợp đồng lao động. Theo đó, NLĐ có trách nhiệm thực hiện những công việc (của mình) theo mô tả trong Bản mô tả công việc.
Ngoài ra, Bản mô tả công việc cũng chính là một cơ sở pháp lý quan trọng, nhằm đánh giá mức độ hoàn thành công việc của NLĐ. Từ đó, phía NSDLĐ có hướng điều chỉnh cho phù hợp, hoặc xem xét đến các vấn đề khác như khen thưởng, tăng lương (nếu NLĐ làm tốt), nhắc nhở, lưu ý hoặc thậm chí là chấm dứt HĐLĐ (nếu NLĐ làm việc không tốt, thiếu trách nhiệm)
Qua kinh nghiệm thực tế nhiều năm hành nghề luật sư của mình, tôi nhận thấy ở các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, tất cả đều xây dựng hệ thống Bản mô tả công việc. Các hợp đồng lao động được ký kết luôn có Phụ lục 1 là Bản mô tả công việc.
Nội dung, cấu trúc Bản mô tả công việc
Như đã phân tích, Bản mô tả công việc mô tả về công việc cụ thể của NLĐ tại vị trí làm việc của họ. Do vậy, nội dung quan trọng và cơ bản nhất chính là phần "công việc phải làm" - với sự mô tả cụ thể, chính xác, liệt kê đầy đủ.
Tiếp theo, sẽ là các yếu tố có liên quan như:
- Chức danh, vị trí công việc.
– Bộ phận/phòng ban làm việc.
– Mục đích của vị trí công việc.
– Chế độ báo cáo cho cấp quản lý.
– Trách nhiệm, nghĩa vụ cơ bản.
- Yêu cầu về thời gian làm việc.
Ngoài ra, trong Bản mô tả công việc có thể đề cập đến những nội dung khác, mang ý nghĩa yêu cầu hay tiêu chí, như:
– Yêu cầu về bằng cấp, năng lực.
- Yêu cầu về kinh nghiệm, kỹ năng.
- Tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ.
Điều cần đặc biệt lưu ý, làm Bản mô tả công việc cần được xây dựng trên nhu cầu và sự phân công công việc thực tế tại doanh nghiệp, phù hợp với từng NLĐ cụ thể, ở mức độ trung bình. Trên cơ sở phải bảo đảm tính khả thi. Tức là một NLĐ "bình thường" có thể hoàn thành công việc theo bản mô tả mà không đến mức quá áp lực, quá căng thẳng, nặng nhọc.
Có không ít doanh nghiệp xây dựng Bản mô tả công việc theo kiểu copy trên mạng internet, không phù hợp với thực tiễn tại doanh nghiệp và nhân viên của mình. Trong đó có những nội dung rườm rà hình thức, thậm chí vô lý, không liên quan. Điều này là không nên và cũng không đem lại điều gì hay ho.
Cuối cùng, trong quá trình thực hiện HĐLĐ, do nhu cầu về sản xuất kinh doanh và điều hành công việc, khả năng dẫn đến việc phải thay đổi/điều chuyển vị trí, công việc cụ thể của một NLĐ là rất bình thường và gần như là tất yếu. Trong những trường hợp như vậy, hai bên cần thực hiện việc thay đổi, bổ sung nội dung Bản mô tả công việc. Tốt nhất là lập và ký Bản mô tả công việc mới, thay thế Bản mô tả công việc cũ.
Trong website này, chúng tôi sẽ lần lượt giới thiệu nhiều Bản mô tả công việc, đa dạng hình thức, cho nhiều vì trí công việc khác nhau (trong mục "Biểu mẫu"). Các doanh nghiệp có thể tham khảo, áp dụng.
Theo đó, chẳng hạn có trường hợp một hôm giám đốc công ty chỉ đạo anh A, là "nhân viên kế toán", gọi điện cho khách hàng và thu tiền bán hàng, thì anh A có thể sẽ nói "đây là công việc của nhân viên bán hàng chứ không phải của tôi", nên không chịu làm. Hoặc làm, nhưng gượng gạo, khó chịu. Rõ ràng tình huống như vậy tiềm ẩn nhiều nguy cơ không tốt trong mối quan hệ lao động, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Do vậy, và để giải quyết vấn đề trên, nhiều và ngày càng nhiều doanh nghiệp đã xây dựng một hệ thống các "Bản mô tả công việc" cho từng vị trí làm việc tại công ty. Và khi ký kết hợp đồng lao động, Bản mô tả công việc này sẽ trở thành một Phụ lục của hợp đồng lao động. Theo đó, NLĐ có trách nhiệm thực hiện những công việc (của mình) theo mô tả trong Bản mô tả công việc.
Ngoài ra, Bản mô tả công việc cũng chính là một cơ sở pháp lý quan trọng, nhằm đánh giá mức độ hoàn thành công việc của NLĐ. Từ đó, phía NSDLĐ có hướng điều chỉnh cho phù hợp, hoặc xem xét đến các vấn đề khác như khen thưởng, tăng lương (nếu NLĐ làm tốt), nhắc nhở, lưu ý hoặc thậm chí là chấm dứt HĐLĐ (nếu NLĐ làm việc không tốt, thiếu trách nhiệm)
Qua kinh nghiệm thực tế nhiều năm hành nghề luật sư của mình, tôi nhận thấy ở các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, tất cả đều xây dựng hệ thống Bản mô tả công việc. Các hợp đồng lao động được ký kết luôn có Phụ lục 1 là Bản mô tả công việc.
Nội dung, cấu trúc Bản mô tả công việc
Như đã phân tích, Bản mô tả công việc mô tả về công việc cụ thể của NLĐ tại vị trí làm việc của họ. Do vậy, nội dung quan trọng và cơ bản nhất chính là phần "công việc phải làm" - với sự mô tả cụ thể, chính xác, liệt kê đầy đủ.
Tiếp theo, sẽ là các yếu tố có liên quan như:
- Chức danh, vị trí công việc.
– Bộ phận/phòng ban làm việc.
– Mục đích của vị trí công việc.
– Chế độ báo cáo cho cấp quản lý.
– Trách nhiệm, nghĩa vụ cơ bản.
- Yêu cầu về thời gian làm việc.
Ngoài ra, trong Bản mô tả công việc có thể đề cập đến những nội dung khác, mang ý nghĩa yêu cầu hay tiêu chí, như:
– Yêu cầu về bằng cấp, năng lực.
- Yêu cầu về kinh nghiệm, kỹ năng.
- Tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ.
Điều cần đặc biệt lưu ý, làm Bản mô tả công việc cần được xây dựng trên nhu cầu và sự phân công công việc thực tế tại doanh nghiệp, phù hợp với từng NLĐ cụ thể, ở mức độ trung bình. Trên cơ sở phải bảo đảm tính khả thi. Tức là một NLĐ "bình thường" có thể hoàn thành công việc theo bản mô tả mà không đến mức quá áp lực, quá căng thẳng, nặng nhọc.
Có không ít doanh nghiệp xây dựng Bản mô tả công việc theo kiểu copy trên mạng internet, không phù hợp với thực tiễn tại doanh nghiệp và nhân viên của mình. Trong đó có những nội dung rườm rà hình thức, thậm chí vô lý, không liên quan. Điều này là không nên và cũng không đem lại điều gì hay ho.
Cuối cùng, trong quá trình thực hiện HĐLĐ, do nhu cầu về sản xuất kinh doanh và điều hành công việc, khả năng dẫn đến việc phải thay đổi/điều chuyển vị trí, công việc cụ thể của một NLĐ là rất bình thường và gần như là tất yếu. Trong những trường hợp như vậy, hai bên cần thực hiện việc thay đổi, bổ sung nội dung Bản mô tả công việc. Tốt nhất là lập và ký Bản mô tả công việc mới, thay thế Bản mô tả công việc cũ.
Trong website này, chúng tôi sẽ lần lượt giới thiệu nhiều Bản mô tả công việc, đa dạng hình thức, cho nhiều vì trí công việc khác nhau (trong mục "Biểu mẫu"). Các doanh nghiệp có thể tham khảo, áp dụng.
Hợp đồng lao động
- Quy định về Hợp đồng lao động
- Hợp đồng lao động & nội dung hợp đồng lao động (sơ đồ tóm lược)
- Quy định về HĐLĐ đối với giám đốc doanh nghiệp Nhà nước
- Ai là người có thẩm quyền giao kết/ký Hợp đồng lao động?
- Quy định về uỷ quyền trong giao kết Hợp đồng lao động
- Quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động
- Phụ lục hợp đồng lao động là gì?
- Quyền đơn phương chấm dứt HĐLD của Người lao động (sơ đồ tóm lược)
- Thế nào là: Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật?
- Quy định về tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động
- Hợp đồng lao động vô hiệu
- Trình tự, thủ tục tuyên bố HĐLĐ vô hiệu của Thanh tra lao động & xử lý HĐLĐ vô hiệu
- Trách nhiệm của NSDLĐ khi chấm dứt HĐLĐ
- Trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm & Cách tính trợ cấp thôi việc, mất việc làm
- Quy định về cho thuê lại lao động
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét