Giám đốc nhân sự - bạn là ai?

Ls Trần Hồng Phong

Giám đốc nhân sự (tiếng Anh: Chief Human Resourses Officer. Viết tắt: CHRO hoặc CPO - Chief People Officer) là người phụ trách, quản lý và giải quyết những vấn đề liên quan đến chính sách, công việc về nhân sự, đến mối quan hệ pháp luật giữa Người lao động và Người sử dụng lao động tại doanh nghiệp. Tại những doanh nghiệp lớn, có quy mô nhân sự hàng trăm, hay thậm chí hàng ngàn NLĐ, khối lượng công việc của Giám đốc nhân sự có thể nói là rất lớn, áp lực và phức tạp. Trong bài viết này, danh từ "giám đốc nhân sự" là chỉ chung cho người phụ trách công tác nhân sự tại doanh nghiệp.

Giám đốc nhân sự có một vị trí quan trọng tại doanh nghiệp (ảnh minh hoạ)

Giám đốc nhân sự - bạn là ai?

Có thể nói Giám đốc nhân sự có vai trò rất quan trọng và không thể thiếu tại bất kỳ doanh nghiệp nào, một vị trí công việc khó khăn và đầy thách thức, tối thiểu đòi hỏi phải bạn có chuyên môn về pháp luật lao động, kỹ năng soạn thảo văn bản và kinh nghiệm thực tế. Đặc biệt là khi bạn là Giám đốc nhân sự trong những doanh nghiệp lớn, sử dụng nhiều lao động có bằng cấp từ đại học trở lên.

Tuy vậy và trước hết, bạn cần hiểu rõ rằng Giám đốc nhân sự cho dù quan trọng, thì bạn vẫn chính là một "Người lao động" chứ không phải là "ông chủ" trong công ty. Bạn giao kết Hợp đồng lao động với NSDLĐ (công ty), bạn có các quyền và nghĩa vụ giống như những người lao động "bình thường" khác. Điều khác biệt, công việc của bạn là phụ trách về nhân sự, pháp luật lao động tại công ty. Và có thể bạn có một chức vụ về quản lý. Chẳng hạn là "Trưởng phòng nhân sự", hay "Giám đốc nhân sự".

Trên thực tế, không ít Giám đốc nhân sự nghĩ rằng và tự cho rằng mình là người có quyền hành rất lớn, có thể quyết định việc giao kết hay chấm dứt HĐLĐ với người khác. Tức là "sinh - sát" về việc làm. Điều này là ngộ nhận nguy hiểm và hoàn toàn sai lầm. Giám đốc nhân sự không phải là "ông chủ", không phải là cổ đông hay thành viên góp vốn vào công ty, mà là lao động làm thuê và nhận lương.

Với vị trí Giám đốc nhân sự, có một đặc điểm khá "tế nhị" và khó khăn: trong nhiều trường hợp Giám đốc nhân sự trở thành người đứng giữa để giải quyết vấn đề, một bên là NSDLĐ, một bên là NLĐ. Nói một cách chính xác hơn, bạn đứng giữa lựa chọn một bên là sự tuân thủ pháp luật và một bên là "ông chủ" có thể không muốn làm đúng luật . Do bản thân là "người lao động", bạn có thể sẽ bị Giám đốc công ty ra lệnh, chỉ đạo bạn giải quyết hay xử lý một trường hợp nhân sự nào đó theo ý họ, nhưng lại không đúng quy định của pháp luật. Chẳng hạn yêu cầu bạn sa thải một nhân viên nhưng không có căn cứ pháp luật. Cái khó ở đây là Giám đốc nhân sự phải làm sao giải thích, thuyết phục được NSDLĐ, để bảo đảm việc giải quyết đúng pháp luật, nhưng đồng thời lại không để phải rơi vào tình thế bị xem là "chống đối" lãnh đạo công ty. Là Giám đốc nhân sự, nhưng nếu bạn không có sự "ăn ý" và không làm "vừa lòng" được NSDLĐ, thì bạn sẽ rất khó mà làm việc tốt. Thậm chí đứng trước nguy cơ có thể bị chấm dứt HĐLĐ. Điều này cho thấy Giám đốc nhân sự phải có kiến thức pháp luật tốt, có khả năng thuyết phục và uy tín trong mắt Giám đốc công ty.

Ngoài ra, để thành công trong công việc, bạn cũng cần hiểu rằng "Giám đốc nhân sự" không đơn thuần là một chức vụ quản lý, mà đây chính là một nghề, đòi hỏi kỹ năng, sự chuyên nghiệp. 

Những công việc cơ bản của bộ phận nhân sự

Những công việc dưới đây chính là nhiệm vụ của một Giám đốc nhân sự. Hay nói chính xác hơn là công việc phải thực hiện của bộ phận nhân sự - nếu đây là một doanh nghiệp lớn, có Phòng nhân sự.

Trên thực tế, một người phụ trách nhân sự thường đảm đương, theo dõi hồ sơ lao động của khoảng 20 NLĐ đã là nhiều. Thế nên nếu doanh nghiệp có từ 20 nhân viên/NLĐ trở lên, thì thường phải thành lập bộ phận độc lập với tên gọi là Phòng nhân sự, với một trưởng phòng (giám đốc nhân sự) và một vài nhân viên - tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp.

Tại những doanh nghiệp lớn, quy mô nhân sự từ khoảng 70 người trở lên, có thể nói khối lượng công việc của một giám đốc nhân sự là khá lớn, khó khăn và nặng nề. Đòi hỏi bạn phải có khả năng quản lý và điều hành, phân công công việc trong phòng nhân sự của mình một cách khoa học, hiệu quả.

Tôi không dùng từ "công việc chính", mà nói là "cơ bản", vì đây đúng là công việc chính, nhưng Giám đốc nhân sự/bộ phận nhân sự lại không thể không làm, không phụ trách.

1. Lập hồ sơ nhân sự & đăng ký lao động:

Mọi doanh nghiệp có sử dụng lao động đều phải lập hồ sơ quản lý lao động và đăng ký với cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan BHXH về việc sử dụng lao động và tham gia BHXH, BHYT, BHTN (bắt buộc) của người lao động.

"Hồ sơ nhân sự" được hiểu là hệ thống sổ sách theo dõi sự biến động về nhân sự, về hợp đồng lao động và tình hình đóng BHXH, BHYT, BHTN tại doanh nghiệp.

2. Tuyển dụng, giao kết hợp đồng lao động:

Việc tuyển dụng và giao kết hợp đồng lao động thực chất được quyết định bởi lãnh đạo công ty, xuất phát từ nhu cầu thực tế trong sản xuất, kinh doanh. Giám đốc (người đại diện pháp luật của doanh nghiệp) là người trực tiếp ký HĐLĐ với NLĐ. Tuy nhiên, Phòng nhân sự có trách nhiệm quan trọng là trực tiếp trao đổi, thương thảo về nội dung hợp đồng lao động với NLĐ, dự thảo HĐLĐ ...vv - với tư cách là "cánh tay nối dài" của NSDLĐ.

Công việc cụ thể: thông báo tuyển dụng, tiến hành phỏng vấn, thử việc & giao kết hợp đồng lao động... vv.

3. Xây dựng hệ thống chính sách, nội quy trong doanh nghiệp:

Tại mỗi doanh nghiệp, có 2 văn bản pháp lý về lao động không thể thiếu và rất quan trọng là Thoả ước lao động tập thể và Nội quy lao động. Theo quy định, hai văn bản này trước khi được ban hành phải lấy ý kiến đại diện tập thể NLĐ (Công đoàn cơ sở). Tuy nhiên, việc dự thảo nội dung, trình tự thủ tục lấy ý kiến và thông báo về việc ban hành thuộc trách nhiệm của Phòng nhân sự.

Ngoài ra, còn có rất nhiều chính sách, quy định khác liên quan đến lĩnh vực lao động, nhân sự như: Chính sách tiền lương, khen thưởng; Quy trình nghỉ phép, Chính sách đào tạo, Quy trình giao kết hợp đồng lao động ... vv. Thông thường, Phòng nhân sự có trách nhiệm dự thảo những văn bản này (bao gồm cả hệ thống các biểu mẫu), dựa trên quy định của pháp luật và sự hướng dẫn, chỉ đạo của lãnh đạo công ty.

4. Theo dõi, quản lý biến động lao động tại doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, liên quan đến việc sử dụng lao động, chắc chắn sẽ liên tục có sự biến động, thay đổi không ngừng. Chẳng hạn như việc tăng lương, bổ nhiệm chức vụ quản lý, điều chuyển công tác, giao kết hợp đồng lao động mới, chấm dứt hợp đồng lao động ....vv

Tất cả những biến động như vậy Phòng nhân sự đều có trách nhiệm theo dõi, quản lý chặt chẽ, sát diễn tiến thực tế và thông báo cho Cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan BHXH, ...

5. Xử lý kỷ luật lao động tại doanh nghiệp

Khi NLĐ vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm Nội quy lao động, thì NSDLĐ có quyền xử lý, đưa ra các hình thức kỷ luật. Trách nhiệm của Giám đốc nhân sự là hỗ trợ, thực hiện một số công việc liên quan trong quá trình xử lý kỷ luật lao động. Như: gửi Thư mời họp xử lý kỷ luật lao động, ghi Biên bản họp ...vv. Đặc biệt là phải giải thích và hỗ trợ sao cho việc xử lý kỷ luật lao động phải bảo đảm đúng pháp luật, tránh để bị NLĐ khiếu nại, khởi kiện trở lại.

Xử lý kỷ luật lao động là một trong những công việc khó nhất đối với người làm công tác nhân sự.

6. Giải quyết, hướng dẫn thực hiện chế độ, quyền lợi của NLĐ

NLĐ làm việc tại doanh nghiệp đều có HĐLĐ, có tham gia BHXH, BHYT, BHTN ... và có các chế độ, quyền lợi được pháp luật quy định. Tại từng doanh nghiệp, có thể có thêm những chế độ, quy định bổ sung liên quan đến quyền lợi của NLĐ. Chẳng hạn như các khoản phụ cấp, chế độ khen thưởng, đãi ngộ, tiền lương, chi phí đào tạo ...vv.

Trách nhiệm của bộ phận nhân sự là phải nắm rõ và giải quyết, hướng dẫn cho NLĐ thực hiện hay được nhận những chế độ, quyền lợi này. Bao gồm cả khi NLĐ kết thúc HĐLĐ tại doanh nghiệp.

Ví dụ: Khi NLĐ chấm dứt HĐLĐ, thì bộ phận nhân sự có trách nhiệm chốt và bàn giao Sổ BHXH cho NLĐ, hướng dẫn NLĐ cách hưởng chế độ BHTN; hoặc khi lao động nữ nghỉ thai sản, thì có những chế độ, quyền lợi như thế nào? ...

7. Theo dõi giờ công, ngày công, chế độ nghỉ phép của NLĐ:

Đây cũng là một hạng mục công việc mà bộ phận nhân sự đảm trách. Dựa trên kết quả theo dõi và tổng hợp về giờ công, ngày công, số ngày nghỉ phép ... - đối với từng cá nhân NLĐ do Phòng nhân sự cung cấp hàng tháng, phòng kế toán tiền lương mới có cơ sở để tính và trả lương trong tháng. Hoặc cuối năm sẽ thanh toán tiền nghỉ phép hay nhắc nhở NLĐ nghỉ phép năm cho đủ. Hoặc cũng từ việc theo dõi này, sẽ phát hiện việc NLĐ vi phạm kỷ luật lao động, như tự ý nghỉ việc không lý do, đi trễ về sớm ... vv. Đây là những chứng cứ để xử lý kỷ luật.

8. Xây dựng hệ thống đánh giá, xếp loại lao động và triển khai công tác đánh giá lao động định kỳ:

Quá trình sử dụng lao động tại doanh nghiệp tất yếu phải có việc đánh giá, xếp loại về chất lượng, hiệu quả làm việc của NLĐ, đối chiếu với định mức chung, qua đó dùng làm cơ sở để phía NSDLĐ đi đến quyết định khen thưởng, tăng lương hoặc chấm dứt, không tái ký HĐLĐ với người làm việc kém, ý thức kỷ luật thấp ... vv

Hệ thống đánh giá lao động thường được xây dựng dựa trên các tiêu chí cơ bản là: hiệu quả/kết quả làm việc, tinh thần cố gắng, phấn đấu; ý thức kỷ luật, chấp hành quy định, chính sách của công ty; thái độ, khả năng hoà đồng, làm việc nhóm ... 

Việc đánh giá thường được tiến hành định kỳ theo tháng, quý (ở quy mô bộ phận) và năm (ở quy mô công ty), thể hiện qua các Phiếu đánh giá nhân viên.

Trách nhiệm của bộ phận Nhân sự trong công tác đánh giá lao động là rất quan trọng, nắm vai trò chỉ đạo, điều hành thực hiện và tổng hợp kết quả; báo cáo lên Ban giám đốc.

9. Xây dựng và triển khai công tác đào tạo, nâng cao kỹ năng nghề nghiệp cho NLĐ:

Để nâng cao năng xuất lao động, nâng cao chất lượng làm việc, công ty luôn có kế hoạch và thường xuyên triển khai các chương trình đào tạo, huấn luyện, hướng dẫn cho mục đích nâng cao kỹ năng nghề nghiệp cho NLĐ.

Việc đào tạo, huấn luyện thường phân theo Nhóm và vị trí làm việc của NLĐ, theo các chương trình được xây dựng chặt chẽ, thực hiện theo kế hoạch và căn cứ theo nhu cầu của công ty. Cũng có những trường hợp NLĐ sẽ được cử đi đào tạo bên ngoài, thậm chí ở nước ngoài ... mà chi phí do phía công ty bỏ ra. 

Nhiệm vụ của bộ phận Nhân sự là chủ động đề xuất, xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo, huấn luyện nâng cao kỹ năng nghề nghiệp cho NLĐ, trên cơ sở tham khảo nhu cầu từ các bộ phận trong công ty và sự chỉ đạo của Ban giám đốc; bao gồm các việc lên kế hoạch về ngân sách.

Những công việc khác thuộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự

Ngoài những công việc cơ bản như nêu ở phần trên, bộ phận nhân sự tại doanh nghiệp còn có thể được lãnh đạo phân công thêm nhiều trách nhiệm, công việc khác mang tính bổ sung, mở rộng. Đó có thể là:

- Theo dõi, cập nhật và báo cáo Ban giám đốc những thay đổi về chính sách pháp luật trong lĩnh vực lao động.

- Lập kế hoạch và tham gia thực hiện những kế hoạch, chiến lược về nhân sự của doanh nghiệp (như: tuyển dụng, đào tạo huấn luyện, tăng - giảm lao động ...).

- Tư vấn giải quyết tranh chấp lao động (cá nhân, tập thể) cho Lãnh đạo doanh nghiệp và NLĐ.

- Lập, soạn thảo các quy trình, thủ tục hành chính trong lao động - nhân sự tại doanh nghiệp (Như quy trình bổ nhiệm chức vụ quản lý, quy trình đào tạo kỹ năng nghề ...).

- Lập, soạn thảo hệ thống các biểu mẫu hành chính - pháp lý về lao động, nhân sự.

- Nghiên cứu, hỗ trợ và tư vấn Lãnh đạo doanh nghiệp về các chính sách liên quan đến NLĐ, như: xây dựng bản sắc văn hoá trong doanh nghiệp, vấn đề tiền lương, xử lý đình công, NLĐ nghỉ việc, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc ... vv.

- Hỗ trợ Ban giám đốc "săn lùng", tuyển dụng lao động cấp cao cho doanh nghiệp.

vv và vv

Một số lưu ý về nghề nhân sự & kỹ năng của Giám đốc nhân sự

* Giám đốc nhân sự cần lưu ý rằng:

- Mọi trường hợp xử lý, giải quyết đều phải cố gắng bảo đảm đúng quy định của pháp luật. Nếu giám đốc chỉ đạo làm sai luật thì có quyền, trách nhiệm và phải có ý kiến giải thích, phản biện. Khi nào hết cách mà vẫn không thuyết phục được giám đốc công ty thì mới thực hiện theo, nhưng nói rõ là Giám đốc công ty phải chịu trách nhiệm về hậu quả.

- Tuyệt đối không nên "bày mưu, tính kế" cho Giám đốc công ty theo cách sai luật để giải quyết các vấn đề về nhân sự, lao động.

- Thường xuyên theo dõi, cập nhật thông tin về sự thay đổi trong chính sách pháp luật. Luôn nhớ rằng tại VN, pháp luật nói chung luôn thay đổi, biến động nhất nhanh, trong thời gian ngắn. Nếu không theo dõi sẽ bị lạc hậu, làm sai.

- Mỗi trường hợp xử xử, giải quyết xong cần được xem xét rút kinh nghiệm và đúc kết thành kỹ năng chuyên môn.

* Kỹ năng cần có của một Giám đốc nhân sự

- Có kiến thức, tư duy pháp luật tốt. Nên có bằng cử nhân luật.

- Trầm tĩnh, biết lắng nghe mọi bên. Trong công việc cần nghiêm túc, rõ ràng, nhưng nên có một trái tim nhân ái, biết thông cảm, chia sẻ với NLĐ.

- Phải có lòng dũng cảm và khả năng thuyết phục. Dám mạnh dạn nêu quan điểm, ý kiến của mình.

- Có khả năng viết và kỹ năng soạn thảo văn bản tốt. Khả năng quản lý, điều hành công việc.

- Chịu được áp lực cao trong công việc. Tính cẩn thận.

.....