Thứ Tư, 13 tháng 9, 2017

Hồ sơ xin việc gồm những gì?

Ls. Trần Hồng Phong

Trong quá trình tuyển dụng nhân sự, tất yếu doanh nghiệp sẽ yêu cầu các ứng viên (người xin việc) nộp một bộ tài liệu có tên gọi là Hồ sơ xin việc, dùng làm cơ sở để đánh giá sơ bộ về người xin việc, qua đó xác định có phù hợp với tiêu chí tuyển dụng hay không? Vậy hồ sơ xin việc nên và gồm những tài liệu nào là vừa đủ? 

Hồ sơ xin việc không cần quá nhiều tài liệu, nhưng phải bảo đảm có đủ những tài liệu cơ bản (ảnh minh hoạ)




I. Hồ sơ xin việc gồm những gì?

Thông thường, một bộ Hồ sơ xin việc gồm tài liệu sau đây là vừa đủ, xếp theo thứ tự quan trọng giảm dần. Trong đó, 5 tài liệu đầu tiên thuộc dạng CƠ BẢN.

Đối với những trường hợp tuyển dụng nhân sự cao cấp, có yêu cầu cụ thể về ngoại ngữ, hay doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, hoặc có sử dụng tiếng Anh trong giao tiếp, công việc ... - thì một bộ hồ sơ xin việc bằng tiếng Anh, hay song ngữ Việt - Anh là điều cần thiết.

1. Đơn xin việc:

Đơn xin việc là một tài liệu không thể thiếu và được nhà tuyển dụng nước ngoài xem là quan trọng nhất. Đơn xin việc tốt nhất là do ứng viên tự viết (không theo mẫu). Thậm chí là viết tay càng tốt và luôn được đánh giá cao. 

> Đánh giá nguyện vọng, khả năng diễn đạt, viết lách, trình độ, tính cẩn thận, độ chính chắn ... của ứng viên. 

2. Bằng cấp chuyên môn:

Bằng cấp chuyên môn thường gồm 2 dạng: bằng tốt nghiệp đại học và các chứng chỉ, bằng cấp khác.

- Bằng tốt nghiệp đại học.

- Chứng chỉ về tiếng Anh, nghiệp vụ đào tạo ngắn hạn (tin học, thư ký, kỹ năng ...vv).

Nói chung, bằng tốt nghiệp đại học là quan trọng. Vì đây là một những những tiêu chí/điều kiện tuyển dụng, ghi rõ trong Thông báo tuyển dụng.

> Ứng viên có nhiều chứng chỉ thể hiện sự chăm chỉ, có sự đầu tư về nghề nghiệp.

3. Sơ yếu lý lịch/CV:

Sơ yếu lý lịch thể hiện những thông tin quan trọng liên quan đến ứng viên. Qua đó, có thể hình dung phần nào sự phù hợp của ứng viên so với tiêu chí tuyển dụng.

Sơ yếu lý lịch có thể theo mẫu chung, với phần chứng thực của chính quyền địa phương nơi ứng viên có hộ khẩu thường trú. Tuy nhiên, một bản Sơ yếu lý lịch tự khai với lời cam kết "đúng sự thật và chịu trách nhiệm về nội dung" cũng là đủ.

Lưu ý: Sơ yếu lý lịch còn có tên tiếng Anh là Curriculum Vitae (CV). CV là dạng Sơ yếu lý lịch do ứng viên tự viết, nội dung linh hoạt và theo phong cách nước ngoài. Có thể bổ sung nhiều thông tin về cá nhân của ứng viên: như sở thích, kỹ năng mềm, ước mơ ...vv. Có thể xem đây là Sơ yếu lý lịch thứ hai trong hồ sơ xin việc.

4. Giấy khám sức khỏe: 

Giấy khám sức khoẻ phải do cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền/bệnh viện khám và cấp cho ứng viên. Ghi rõ "đủ sức khoẻ lao động".

Những thông tin trong Giấy khám sức khoẻ của ứng viên là rất cần thiết và quan trọng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp Việt Nam lại có vẻ không quan tâm, hoặc "qua quít" trong chuyện này.

Nên nhớ nhiều doanh nghiệp nước ngoài trước khi chính thức tuyển dụng, đã tự bỏ kinh phí, yêu cầu ứng viên phải khám sức khoẻ và bảo đảm sức khoẻ tốt, không mắc bệnh truyền nhiễm ...vv. Vả lại, chỉ có người lao có sức khoẻ tốt thì mới làm việc tốt được, nhất là lao động giản đơn.

Giấy khám sức khoẻ cần bảo đảm phát hành không quá 3 tháng, kể từ ngày ứng viên nộp hồ sơ.

5. Giấy tờ tuỳ thân, hộ khẩu:

Đây là những thông tin cần thiết, là tài liệu pháp lý - hành chính mà mọi công dân phải có. Chỉ cần bản photo là đủ. Có công chứng càng tốt.

- Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân.

- Sổ hộ khẩu.

6. Ảnh:

Ảnh của người xin việc cũng là một nội dung quan trọng, cho biết họ là một người có dáng vẻ như thế nào? Có phù hợp với tiêu chí tuyển dụng hay không?

Ảnh có thể tách riêng, hoặc đính trong Đơn xin việc, hay Sơ yếu lý lịch, CV ... - đều được. Ảnh có kích thước lớn, màu ... càng tốt.

7. Những tài liệu khác (bổ sung):

Ngoài những tài liệu trên, tuỳ theo nhu cầu tuyển dụng, công ty có thể yêu cầu ứng viên nộp thêm hoặc cũng có thể ứng viên chủ động nộp kèm theo hồ sơ xin việc. Đó có thể là:

- Bảng điểm đại học (các ứng viên vừa tốt nghiệp đại học thường thích nộp tài liệu này).

- Giấy giới thiệu của một người quen biết với ứng viên và có uy tín.

- Xác nhận kinh nghiệm, thời gian làm việc của công ty cũ.

- Giấy khen, bài báo, tài liệu thành tích, công trình khoa học ... của ứng viên.

> Những tài liệu này có ý nghĩa tham khảo, bổ sung, giúp có cái nhìn đầy đủ hơn về ứng viên. Tuy nhiên cần lưu ý là các ứng viên không có/không nộp các tài liệu này hoàn toàn không có nghĩa là kém hơn. 

II. Các hình thức gửi hồ sơ xin việc

Thông thường, hồ sơ xin việc là các tài liệu giấy, do ứng viên gửi đến theo yêu cầu của nơi tuyển dụng. Hai hình thức sau đây đều có thể chấp nhận:

- Người xin việc trực tiếp đến nộp hồ sơ.

- Gửi qua bưu điện. 

Những năm gần đây, cùng với sự phát triển của công nghệ, internet ... nhiều doanh nghiệp đồng ý và thậm chí thích các ứng viên gửi hồ sơ xin việc dạng điện tử, qua email. Việc này thậm chí là nhanh gọn và dễ quản lý hơn. 

Các ứng viên trẻ tuổi thường cũng thích hình thức gửi hồ sơ xin việc qua email hơn.

Chính vì vậy, trong thông báo tuyển dụng, doanh nghiệp cần ghi rõ là "gửi hồ sơ xin việc qua email" và cung cấp địa chỉ email.

Hồ sơ xin việc điện tử được hiểu là các file tài liệu như trên, được định dạng dưới dạng file cứng như: PDF, ảnh ... Hồ sơ xin việc điện tử sẽ không gửi trả cho ứng viên.

III. Vài chia sẻ với người xin việc:

Nhân đây, tôi cũng chia sẻ một số kinh nghiệm, cảm nhận thực tế với người xin việc, đặc biệt là các bạn trẻ vừa ra trường.

1. Rất nhiều bạn, làm sẵn một "đống" hồ sơ xin việc giống nhau và đi "rải" khắp nơi theo kiểu cầu may, được thì tốt mà không được cũng chẳng sao. Những bộ hồ sơ như thế này thường không gây được ấn tượng, thậm chí có thể gây ác cảm với nhà tuyển dụng. Chẳng hạn như Công ty A, đọc Đơn xin việc ghi "Kính gửi quý công ty" theo mẫu in sẵn bán ngoài đường, thay vì phải ghi rõ là "Kính gửi Công ty A" - thì ai mà không khó chịu.

2. Cần đọc thật kỹ thông tin tuyển dụng, tìm hiểu, nghiên cứu kỹ về doanh nghiệp tuyển dụng. Nếu thực sự cảm thấy phù hợp, thì mới nên nộp hồ sơ xin việc. Và cần viết một Đơn xin việc riêng cho nhà tuyển dụng.

3. Không nên ngần ngại hay bị áp lực bởi chuyển chưa có kinh nghiệm. Vì ai mới ra trường cũng chắc chắn chưa có kinh nghiệm. Hãy tự tin và mạnh dạn gửi hồ sơ. Trừ những trường hợp nhà tuyển dụng ghi rõ yêu cầu ứng viên phải có kinh nghiệm nhiều năm.

4. Một lá Đơn xin việc viết tay, được viết một cách trang trọng, ấn tượng, một tấm ảnh đẹp, một lời thiết tha, một lời cam kết ... - luôn gây ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng. Đừng tự khen hay đánh giá quá cao bản thân. Ngắn gọn, cân nhắc từng chữ.

5. Hãy gửi Hồ sơ xin việc qua email, với thông tin liên hệ rõ ràng: email, điện thoại ... và không nên yêu cầu nhà tuyển dụng phải hồi âm hay trả lời sớm.

6. Việc được mời phỏng vấn và thất bại chắc chắn sẽ là những kinh nghiệm đáng quý, giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn trong những lần tiếp theo. Xin việc thực sự là một cuộc cạnh tranh, nhà tuyển dụng luôn muốn chọn những người phù hợp nhất, chứ không hẳn là giỏi nhất về mặt điểm số.

...........





Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét