Ls. Trần Hồng Phong
Chấm công là việc NSDLĐ ghi nhận, theo dõi thời gian làm việc, nghỉ ngơi (nghỉ phép, nghỉ chế độ, nghỉ ốm ...) của NLĐ. Mục đích chính là xác định chính xác số ngày công để trả lương, và đánh giá về ý thức kỷ luật của người lao động trong việc bảo đảm giờ làm việc, ngày làm việc.
<< Ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng máy chấm công quét vân tay để điểm danh, hỗ trợ việc chấm công (ảnh minh họa, nguồn: Internet)
Chấm công là gì?
Chấm công là việc phía NSDLĐ ghi nhận, theo dõi thời gian làm việc, nghỉ ngơi của NLĐ trong quá trình thực hiện HĐLĐ.
Tại một doanh nghiệp cụ thể, việc theo dõi và tổng hợp kết quả chấm công thuộc trách nhiệm của bộ phận Nhân sự. Thể hiện trên Bảng chấm công hàng tháng.
Cần lưu ý: Bảng chấm công hàng tháng là một tài liệu hành chính pháp lý về lao động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng và thực hiện Bảng chấm công. Vấn đề này được quy định trong Bộ luật lao động và các văn bản hướng dẫn.
Để kiểm soát thời gian làm việc, không làm việc của NLĐ, thực hiện việc chấm công một cách chính xác và hiệu quả, đòi hòi phải có sự tham gia và liên quan của cả hai bên (NLĐ và NSDLĐ), và phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy định của công ty, việc sử dụng thiết bị máy móc hỗ trợ...
Hiện nay, mô hình và trình tự thủ tục việc chấm công như sau:
1. Hàng ngày, khi NLĐ vào làm việc tại công ty sẽ thực hiện việc điểm danh. Thông thường là dùng máy chấm công (quẹt vân tay, Thẻ giấy chấm công); hoặc bảo vệ cổng ghi sổ, ... Sẽ thể hiện giờ vào làm việc của NLĐ.
Ghi chú: Đối với doanh nghiệp nhỏ (dưới 10 người), thì có thể không cần thực hiện việc điểm danh hay sử dụng máy chấm công. Xem như mặc nhiên là đi làm bình thường. Chỉ khi nào nghỉ phép hay thấy vắng mặt tại công ty, thì Phòng Nhân sự mới ghi nhận là "vắng".
2. Kết quả chấm công từ máy chấm công hàng ngày (nếu doanh nghiệp sử dụng máy chấm công) sẽ được chuyển đến/kết nối với Bộ phận Nhân sự. Phòng Nhân sự sẽ cập nhật, đưa thông tin vào Bảng chấm công toàn công ty.
Trong quá trình cập nhật, theo dõi Bảng chấm công, Phòng Nhân sự đồng thời sẽ theo dõi quá trình nghỉ (không đến công ty làm việc) của NLĐ; đồng thời phân loại những ngày nghỉ/vắng mặt của NLĐ thuộc trường hợp nào, để giải quyết về mặt tiền lương, chế độ hay xử lý, đánh giá về sau.
Chẳng hạn như theo quy định, NLĐ sẽ được nghỉ vào các dịp lễ, tết, nghỉ hàng năm, hàng tuần; nghỉ và được hưởng chế độ BHXH khi thuộc các trường hợp kết hôn, đau ốm, cha mẹ chết ...vv. Những thông tin này đều được đưa vào Bảng chấm công.
3. Cuối mỗi tháng, Phòng Nhân sự sẽ hoàn tất Bảng chấm công tháng. Bảng chấm công này sẽ đồng thời được chuyển sang bộ phận kế toán tiền lương. Phòng kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào kết quả chấm công, cụ thể là căn cứ vào số ngày công trong tháng, số ngày nghỉ được hưởng chế độ trong tháng của từng NLĐ, để tính ra tiền lương trong tháng cho từng NLĐ.
Tại các doanh nghiệp lớn, sử dụng nhiều trăm, nhiều ngàn lao động, việc chấm công sẽ khá đồ sộ, dẽ lẫn lộn. Do vậy các doanh nghiệp thường tự xây dựng hoặc sử dụng các phần mềm chấm công mua ngoài, tự động hóa việc tính toán, tổng hợp số liệu ngày công.
Việc chấm công phải bảo đảm sự chính xác và đầy đủ. Vì nếu làm sai sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của một trong hai bên. Chẳng hạn nếu bỏ sót ngày công của NLĐ, thì NLĐ sẽ "mất oan" tiền lương ngày công đó; ngược lại nếu tính thừa ngày công cho NLĐ, thì phía NSDLĐ "mất oan" số tiền lương trả thừa.
Chính vì vậy, hầu hết các doanh nghiệp đều có cơ chế công khai Bảng chấm công, để NLĐ có thể trực tiếp xem, khiếu nại hoặc đề nghị chỉnh sửa, bổ sung nếu phát hiện thấy có sai sót, thiếu chính xác.
Mục đích, ý nghĩa của việc chấm công
Việc chấm công có 3 mục đích và ý nghĩa chính sau đây:
1. Ghi nhận ngày công của NLĐ để trả lương hàng tháng.
2. Theo dõi, đánh giá về ý thức kỷ luật lao động đối với NLĐ, để có "bằng chứng" xử lý theo quy định của pháp luật.
3. Ngoài ra, thông tin trên Bảng chấm công cũng giúp NSDLĐ bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của NLĐ liên quan đến chế độ nghỉ ngơi, thời gian nghỉ ngơi. Chẳng hạn luật quy định mỗi NLĐ hàng năm được nghỉ (thường gọi là "nghỉ phép") 12 ngày. Như vậy quả Bảng chấm công, sẽ xác định số ngày NLĐ đã nghỉ, số ngày còn lại; từ đó nhắc nhở NLĐ sử dụng lợi ích, quyền lợi của mình một cách hiệu quả.
Vì sao nói rằng Bảng chấm công hỗ trợ NSDLĐ trong việc đánh giá ý thức kỷ luật và xử lý vi phạm kỷ luật của NLĐ?
Ấy là vì thông qua việc chấm công (thể hiện trong Bảng chấm công), NSDLĐ sẽ biết được NLĐ có đi làm trễ hay không? trễ ngày nào hay thường xuyên đi trễ? hay có tự ý nghỉ việc (nghỉ không xin phép) hay không? nghỉ không phép mấy ngày trong tháng?
Theo quy định, NLĐ có trách nhiệm đi làm đúng giờ, đúng ngày. Nếu NLĐ tự ý bỏ việc quá 5 ngày/tháng, hoặc 20 ngày/năm sẽ bị xử lý kỷ luật lao động với hình thức sa thải. Nếu đi trễ nhiều lần có thể bị khiển trách, cách chức; kéo dài thời hạn nâng lương, đánh giá xếp loại kém, không tiếp tục tái ký HĐLĐ mới khi HĐLĐ hiện tại hết hạn ... Để có cơ sở xem xét, NSDLĐ sẽ căn cứ theo kết quả chấm công.
Như vậy, có thể thấy chấm công phần nào cũng chính là một công cụ quản lý của NSDLĐ.
....
* Bài liên quan:
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét