Thứ Tư, 29 tháng 11, 2017

Quy trình tuyển dụng & thử việc

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu

Tuyển dụng lao động, bao gồm quá trình thử việc, là một công việc thường xuyên và quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đây là công đoạn đầu tiên của một hợp đồng lao động, làm phát sinh quan hệ pháp luật về lao động, dân sự giữa hai bên. Do vậy quá trình này cần thiết xây dựng thành một quy trình, theo trình tự, thủ tục chặt chẽ. Điều này sẽ giúp hiệu quả hơn trong công tác tuyển dụng, hạn chế những rủi ro, tranh chấp pháp lý có thể xảy ra. Trên thực tế, có không ít vụ án liên quan đến vấn đề thử việc, tuyển dụng...

Phỏng vấn chắc chắn là một khâu quan trọng trong quy trình tuyển dụng (ảnh minh hoạ)








Dưới đây chúng tôi giới thiệu mẫu Quy trình tuyển dụng lao động/nhân sự của một doanh nghiệp loại vừa (khoảng 50 NLĐ).

Lưu ý thêm:

- Tại những doanh nghiệp quy mô nhỏ hơn, thì không nhất thiết phải trải qua đầy đủ các bước như vậy. Tuy nhiên nếu được thì cũng rất tốt.

- Quy trình này mang ý nghĩa tham khảo, chủ yếu thuộc phần trách nhiệm của bộ phận nhân sự. Các doanh nghiệp cần điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tiễn của mình. Chúng tôi sẽ giới thiệu thêm quy trình tuyển dụng của một số doanh nghiệp khác.

- Nguyên tắc cần lưu ý trong tuyển dụng là: bảo đảm sự minh bạch, khách quan, công bằng. Có như vậy mới hiệu quả và tuyển dụng được những ứng viên phù hợp nhất.

.....

 CÔNG TY TNHH XXX
Số: xxx/2017/QT-NS
 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc


QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG & THỬ VIỆC 

(Ban hành theo QĐ số xxx/QĐ-XXX ngày 20/11/2017 của Giám đốc công ty quy định về công tác tuyển dụng lao động, nhân sự) 

I. Nguyên tắc, xác định nhu cầu, mục đích tuyển dụng:

Việc tuyển dụng lao động/nhân sự tại công ty XXX phải bảo đảm nguyên tắc khách quan công bằng, minh bạch, đúng trình tự, thủ tục. Không áp dụng "đặc cách" (trừ trường hợp đặc biệt, có văn bản đề nghị của Giám đốc công ty).

Trước khi tiến hành tuyển dụng, phải xác định rõ nhu cầu, mục đích của việc tuyển dụng. Chỉ tuyển dụng khi thật sự cần thiết.

Nhân sự được tuyển dụng phải phù hợp với nhu cầu, mục đích tuyển dụng, đáp ứng yêu cầu trong hoạt động sản xuất - kinh doanh của công ty. Công ty có trách nhiệm tạo điều kiện cho Người lao động phát huy khả năng chuyên môn và năng lực, phát triển nghề nghiệp.

II. Tiêu chí tuyển dụng: 

Những tiêu chí sau đây được cần được cân nhắc, xem xét đánh giá trong từng tình huống tuyển dụng cụ thể, trên cơ sở phù hợp với nhu cầu, mục đích tuyển dụng.

- Chuyên môn phù hợp/bằng cấp.

- Độ tuổi phù hợp.

- Kinh nghiệm.

- Ngoại hình.

- Ngoại ngữ.

- Giới tính.

- Khả năng giao tiếp, diễn đạt.

- Khả năng làm việc đa dạng, linh hoạt (áp dụng cho đối tượng có trình độ chuyên môn từ Cao đẳng trở lên).

- Kỹ năng mềm, làm việc nhóm.

- Khả năng làm việc lâu dài, gắn bó với công ty.

Phạm vi áp dụng: Những người có Đơn xin vào làm việc tại công ty.

III. Các bước thực hiện tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng lao động/nhân sự tại công ty phải bảo đảm thực hiện theo 7 bước như sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng, thông báo tuyển dụng và tiếp nhận hồ sơ xin việc.

Bước 2: Chọn lọc hồ sơ phù hợp & mời ứng viên đến phỏng vấn

Bước 3: Phỏng vấn & kiểm tra trắc nghiệm

Bước 4: Chốt danh sách ứng viên phù hợp

Bước 5: Thông báo kết quả phỏng vấn & mời thử việc

Bước 6: Đánh giá & Thông báo kết quả thử việc

Bước 7: Giao kết hợp đồng lao động 

IV. Phân tích và hướng dẫn thực hiện: 

Bước 1. Xác định nhu cầu, thông báo tuyển dụng và tiếp nhận hồ sơ xin việc:

- Căn cứ nhu cầu tuyển dụng lao động/nhân sự, Ban giám đốc hoặc Trưởng các bộ phận lập “Kế hoạch tuyển dụng”, xác định số người cần tuyển, vị trí cần tuyển. (Ghi chú: Nếu kế hoạch do Trưởng bộ phận lập thì phải được sự xét duyệt chấp thuận của Giám đốc công ty)

- Phòng Nhân sự căn cứ vào “Kế hoạch tuyển dụng” xây dựng và trình Ban giám đốc phê duyệt "Phương án tuyển dụng & thử việc".

- Đăng “Thông báo tuyển dụng” trên các phương tiện truyền thông và website công ty. Thông báo tuyển dụng phải có nội dung chi tiết về vị trí, số lượng tuyển dụng; địa chỉ, thời gian nhận hồ sơ; thành phần hồ sơ; việc hoàn trả hồ sơ xin việc.

* Hồ sơ xin việc bao gồm:

1. Đơn xin việc.
2. Sơ yếu lý lịch (không cần chứng thực).
3. Bản sao các văn bằng, chứng chỉ (có công chứng).
4. Giấy khám sức khỏe (do bệnh viện cấp trong thời hạn 6 tháng).
5. CMND, căn cước của người xin việc (bản sao).
6. Các giấy tờ, tài liệu khác (nếu có và cần thiết)

Bước 2. Lựa chọn ứng viên phù hợp & mời phỏng vấn vòng 1

- Phòng Nhân sự có trách nhiệm tiếp nhận, tổng hợp và phân loại Hồ sơ xin việc dựa trên các tiêu chí tuyển dụng trong Kế hoạch tuyển dụng. Việc tiếp nhận hồ sơ sẽ ngưng khi hết hạn ghi trên Thông báo tuyển dụng.

- Phòng Nhân sự phối hợp với Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng xem xét, đánh giá và chọn ra những hồ sơ (ứng viên) phù hợp, đáp ứng đầy đủ yêu cầu tuyển dụng để mời phỏng vấn. (Ghi chú: không tự ý giảm điều kiện tuyển dụng).

- Liên hệ gửi thư mời ứng viên đến phỏng vấn vòng 1. (Ghi chú: Việc liên hệ mời phỏng vấn có thể qua các hình thức như gọi điện thoại, gửi email, gửi thư).

- Thông báo về kết quả sơ tuyển và hoàn trả hồ sơ cho các ứng viên không phù hợp. (Ghi chú: chỉ hoàn trả hồ sơ khi ứng viên trực tiếp tới xin nhận lại).

Bước 3. Phỏng vấn ứng viên & kiểm tra trắc nghiệm:

* Kiểm tra trắc nghiệm theo Đề kiểm tra do Phòng nhân sự xây dựng sẵn. Kiểm tra chung cùng lúc tất cả các ứng viên, thời gian 30 phút.

* Phỏng vấn thực hiện riêng với từng ứng viên. Thời gian không quá 30 phút/người (gồm 2 vòng phỏng vấn). (Ghi chú: Trường hợp tuyển dụng chức vụ quản lý hay quan trọng sẽ phỏng vấn 3 vòng. Vòng 3 do Giám đốc trực tiếp phỏng vấn).

* Phỏng vấn vòng 1: Kiểm tra, đánh giá về các kỹ năng mềm

Trưởng phòng Nhân sự trực tiếp phỏng vấn.

Nội dung đánh giá: Khả năng giao tiếp, khả năng làm việc (độc lập hay theo nhóm), khả năng tổ chức công việc và lập kế hoạch, khả năng tư duy, nắm bắt và giải quyết vấn đề, kiểm tra lại một số thông tin trong hồ sơ: Quá trình học tập, kinh nghiệm, kỹ năng, ngoại hình …vv.

* Phỏng vấn vòng 2: Kiểm tra, đánh giá về kiến thức, chuyên môn, kỹ năng chuyên môn

Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng trực tiếp phỏng vấn.

Nội dung đánh giá: kiểm tra, đánh giá về kiến thức, chuyên môn, kinh nghiệm ...vv.

Lưu ý:

- Sau khi phỏng vấn và kiểm tra trắc nghiệm, Phòng Nhân sự lập bản "Tổng hợp kết quả phỏng vấn", bao gồm xác định rõ danh sách/họ tên ứng viên phù hợp, có thể tuyển dụng và gửi Ban giám đốc xem xét quyết định.

- Trường hợp cần phỏng vấn vòng 3 thì trình Danh sách ứng viên phù hợp vị trí tuyển dụng (ít nhất 2-3 ứng viên/ 1 vị trí tuyển dụng) để Giám đốc công ty trực tiếp phỏng vấn.

* Phỏng vấn vòng 3: Giám đốc công ty trực tiếp phỏng vấn và quyết định (nếu có)

- Chỉ phỏng vấn vòng 3 đối với trường hợp tuyển dụng nhân sự cho vị trí quản lý, cấp cao hoặc quan trọng.

- Giám đốc công ty sẽ trực tiếp phỏng vấn, đánh giá và có quyết định cuối cùng.

Bước 4: Chốt ứng viên phù hợp

- Căn cứ theo kết quả phỏng vấn và đánh giá, Phòng Nhân sự lập Danh sách chốt tên ứng viên phù hợp và có thể tuyển dụng, trình Ban giám đốc xem xét, quyết định.

- Ban giám đốc/Giám đốc công ty xem xét và ban hành "Quyết định tuyển dụng (nội bộ)" hoặc phê duyệt tên ứng viên được tuyển dụng.

Bước 5: Thông báo kết quả tuyển dụng và mời thử việc

- Căn cứ theo danh sách ứng viên đã được Giám đốc phê duyệt đồng ý tuyển dụng trong "Quyết định tuyển dụng (nội bộ)", Phòng Nhân sự gửi “Thư mời thử việc” đến ứng viên trúng tuyển. (Ghi chú: Trường hợp cần thiết có thể thống nhất với Giám đốc và Trưởng bộ phận, mời cùng lúc 2 ứng viên cùng thử việc tại một ví trí để chọn ra người phù hợp nhất).

- Thư mời thử việc phải theo mẫu của công ty, ghi rõ thời gian thử việc và các chế độ của người thử việc.

- Ngay trong ngày khi ứng viên bắt đầu vào thử việc tại công ty, hai bên sẽ ký Hợp đồng thử việc (theo mẫu).

Bước 6. Đánh giá & thông báo kết quả thử việc

- Phòng Nhân sự lập "Phiếu nhận xét, đánh giá thử việc" ngay sau khi hai bên ký Hợp đồng thử việc.

- Trong quá trình thử việc, Trưởng bộ phận có trách nhiệm hướng dẫn, giám sát và đánh giá năng lực, hiệu quả làm việc của ứng viên thử việc.

- Chậm nhất một (1) tuần trước khi kết thúc thời gian thử việc, Phòng Nhân sự , Trưởng bộ phận và Ban Giám đốc hoàn tất nội dung "Phiếu nhận xét, đánh giá thử việc". Trong Phiếu phải có quyết định cuối cùng về việc có chính thức tuyển dụng ứng viên thử việc không.

* Hai (2) trường hợp và hướng giải quyết:

- Người thử việc không đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng của công ty:

Trước khi kết thúc thời gian thử việc ít nhất 3 ngày, Phòng nhân sự gửi “Thông báo về kết quả thử việc & không ký hợp đồng lao động” cho người thử việc. Thông báo này do Giám đốc công ty ký.

- Người thử việc đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng của công ty:

Trước khi kết thúc thời gian thử việc ít nhất 3 ngày, Phòng nhân sự gửi “Thông báo về kết quả thử việc & mời giao kết hợp đồng lao động” cho người thử việc. Thông báo này do Giám đốc công ty ký. Trong thông báo ghi rõ "HĐLĐ sẽ được hai bên ký trong vòng 1 tuần sau khi kết thúc thời gian thử việc".

Bước 7: Giao kết hợp đồng lao động (chính thức tuyển dụng):

- Trong vòng 1 tuần sau khi kết thúc thời gian thử việc, và đạt được thoả thuận chi tiết về nội dung Hợp đồng lao động (Phòng Nhân sự làm việc trực tiếp với đương sự và lập thành Biên bản), hai bên sẽ ký Hợp đồng lao động. HĐLĐ do giám đốc công ty ký.

- HĐLĐ đầu tiên ký với NLĐ phải thuộc loại "xác định thời hạn": từ 12 tháng - 36 tháng.

- Sau khi ký HĐLĐ, Phòng nhân sự lập hồ sơ lao động, thực hiện chế độ cho NLĐ mới được tuyển dụng theo quy định và thoả thuận trong HĐLĐ.

V. Lưu ý:

- Trong quá trình thực hiện, nếu có những vướng mắc hay tình huống phát sinh, Trưởng Phòng nhân sự có trách nhiệm báo cáo lên Giám đốc công ty, để cùng phối hợp, giải quyết.

- Thông tin, hồ sơ xin việc của ứng viên là tài liệu cần bảo mật. Phòng Nhân sự có trách nhiệm lưu giữ và giải quyết trả lại cho người xin việc (nếu đương sự có yêu cầu).

-----------------

* Các biểu mẫu:

1. Kế hoạch tuyển dụng
2. Phương án tuyển dụng & thử việc
3. Thông báo tuyển dụng
4. Thư mời phỏng vấn
5. Thư mời thử việc
6. Hợp đồng thử việc
7. Phiếu nhận xét, đánh giá thử việc
8. Thông báo kết quả thử việc
9. Thông báo kết quả thử việc và mời giao kết hợp đồng lao động

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét